Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında işçi özlük dosyasındaki belgeler ne kadar süreyle saklanmalıdır?

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 16. maddesinin (f) bendinde, veri sorumlusu tarafından sicile kayıt başvurusunda kişisel verilerin işlendikleri amaç için saklanacağı azami sürenin belirtilmesi gerektiği hükme bağlanmıştır. Bu çerçevede, ilgili mevzuatta ayrıca bir süre öngörülmeyen hallerde, saklama süresi işleme amacına bağlı olarak veri sorumlusu tarafından belirlenebilecektir. Örneğin İSG mevzuatına göre işverenler, çalışanların kişisel sağlık dosyalarını, işten ayrılma tarihinden itibaren en az 15 yıl süreyle saklanmalıdır. Ayrıca, çalışanın işyerinden ayrılarak başka bir işyerinde çalışmaya başlaması halinde, yeni işveren çalışanın kişisel sağlık dosyasını yazılı olarak talep eder, önceki işveren dosyanın bir örneğini onaylayarak bir ay içerisinde gönderir (Yön. m.7/1, 2). 5510 sayılı Kanuna göre işverenler; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl süreyle, saklamak ve Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde on beş gün içinde ibraz etmek zorundadır. İş mevzuatı açısından zaman aşımı süresi dikkate alınarak (4857s. İş K. Ek m.3) ücret ve tazminat ödemeleriyle ilgili kayıt ve belgeler 5 yıl süreyle saklanmalıdır. Kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zaman aşımı süreleri dikkate alınmalıdır. Diğer taraftan kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, veri sorumlusu o veriyi işlerken yürütülen faaliyet ve uygulamaları ile ticari yaşamının teamüllerini dikkate alarak saklama sürelerini kendisi belirlemelidir.